Au-delà du clavardage et des images : comment l’IA change notre façon de collaborer

« Très bientôt, ce ne sera plus une seule personne pour une seule IA. Il s’agira d’une IA et d’équipes qui se réunissent pour effectuer des tâches plus intelligemment et plus efficacement. » 
Pete Daderko, directeur principal, Marketing des produits Teams, OneDrive et SharePoint 
Microsoft 

Au cours de sa carrière chez Microsoft, Pete Daderko a constaté une évolution spectaculaire dans la façon dont les gens collaborent. Lorsque la pandémie a commencé, moins de 20 millions de personnes utilisaient Teams. Cinq ans plus tard, ce chiffre atteint les 320 millions et continue d’augmenter.  

« L’utilisation des outils de vidéoconférence est désormais une seconde nature. Nous n’y réfléchissons même plus », explique M. Daderko, directeur principal, Marketing des produits Teams, OneDrive et SharePoint de Microsoft. « La familiarité des consommateurs avec cette technologie, qui remonte à l’époque où tout le monde utilisait Teams ou d’autres outils vidéo pour rester en contact avec sa famille et ses amis, a créé un élan très favorable à son adoption par les entreprises. » 

Aujourd’hui, l’intelligence artificielle (IA) est sur le point de propulser cette croissance. M. Daderko s’attend à ce qu’elle apporte des capacités de collaboration entièrement nouvelles, non seulement aux utilisateurs individuels, mais aussi à des groupes entiers de personnes au sein d’une entreprise. 

« La façon dont le grand public perçoit l’IA repose sur un seul cas d’utilisation prédominant et une seule modalité. Cela va considérablement changer au cours des six à douze prochains mois. » 

Une approche décloisonnée de l’IA 

Bien que l’IA fasse actuellement l’objet d’un engouement considérable, M. Daderko estime que la plupart des entreprises ont encore une vision étroite de ce qu’elle peut leur apporter. 

« La façon dont le grand public perçoit l’IA repose sur un seul cas d’utilisation prédominant, à savoir la synthèse de textes et de réunions, et sur une seule modalité, à savoir un robot conversationnel, dit-il. Cela devrait évoluer au cours des six à douze prochains mois. » 

Microsoft a déjà lancé des solutions d’IA basées sur l’audio, la vidéo et les images, en plus du clavardage. M. Daderko dit également qu’un large éventail de « scénarios héros » émergent et vont au-delà de la simple synthèse textuelle. Par exemple, les entreprises explorent de plus en plus l’IA comme outil pour mener des recherches approfondies ou aider au travail créatif. Mais ce que M. Daderko considère comme le changement le plus important sera l’arrivée de l’IA collaborative.  

« Très bientôt, ce ne sera plus une seule personne pour une seule IA », dit-il, décrivant l’expérience d’IA « cloisonnée » d’aujourd’hui. « À l’avenir, l’IA sera souvent utilisée par des équipes de la même façon qu’elle est utilisée par une seule personne aujourd’hui. Il s’agira d’une IA et d’équipes qui se réunissent pour effectuer des tâches plus intelligemment et plus efficacement. »  

À quoi cette IA collaborative pourrait-elle ressembler? Prenons l’exemple d’une réunion Microsoft Teams classique. Avant la réunion, l’IA crée et distribue des notes de préparation afin que tous disposent des mêmes informations. Elle peut même suggérer de façon proactive d’ajouter à la réunion des personnes qui auraient dû être invitées (en fonction de leur historique avec le projet ou le sujet), mais qui n’avaient pas été identifiées initialement par les organisateurs.  

Pendant la réunion, l’IA fournit un ensemble partagé de notes qui sont mises à jour en temps réel au fur et à mesure de la réunion, mais qui peuvent également être modifiées par les participants afin de garantir un compte rendu aussi précis que possible de ce qui s’est passé et de ce qui a été convenu. Après la réunion, en plus de fournir un résumé standard, l’IA suit la progression des engagements pris, soit à l’aide d’un outil de gestion de projet associé, soit en envoyant des courriels de suivi automatisés.  

La prise en charge d’un plus grand nombre de types d’employés et de styles de travail 

À mesure que l’IA progresse, M. Daderko est convaincu qu’elle apportera également des avantages au personnel qui gère les outils de communication et de collaboration de l’entreprise. Avec les systèmes de téléphonie, par exemple, les administrateurs des TI devaient généralement connaître parfaitement les processus, comme la configuration des liaisons SIP et l’attribution de numéros de téléphone. L’IA peut aider à simplifier l’expérience de gestion, permettant aux administrateurs des TI de gérer eux-mêmes des groupes de téléphonie très complexes, sans avoir besoin de connaissances spécialisées.  

« L’IA va bouleverser de nombreux processus, ce qui facilitera la gestion et réduira le niveau de familiarité ou d’effort manuel requis pour de nombreuses tâches courantes », explique M. Daderko, précisant que cela sera particulièrement important pour les petites entreprises. L’IA permettra à une seule personne d’assumer plusieurs rôles et responsabilités, même si elle n’est pas experte. 

« L’IA profitera à tout le monde, que vous soyez un grand spécialiste ou une personne moins expérimentée. »  

Comment tirer parti des possibilités offertes par l’IA 

Si les entreprises veulent tirer le meilleur parti de l’IA pour la collaboration, il y a trois piliers qui doivent d’abord être abordés, explique M. Daderko. 

• • • Préparation des données : les données doivent être organisées de façon à permettre à l’IA de les utiliser le plus efficacement possible. Pour commencer, il recommande de regrouper tous les outils de communication et de collaboration (et leurs données) sur une seule plateforme. Ainsi, l’IA pourra établir les bonnes connexions et disposer de toutes les informations importantes lors de son raisonnement. 
    • Posture de sécurité : une sécurité adéquate des données est essentielle. Par exemple, « cacher » des fichiers pour les rendre inaccessibles aux humains n’empêchera pas une IA de les consulter et de les utiliser. Les entreprises doivent bien comprendre qui crée et gère les fichiers et les bibliothèques de documents, puis apprendre aux utilisateurs comment étiqueter les nouveaux fichiers afin qu’ils puissent être correctement stockés et protégés. 
    • Préparation de l’utilisateur : si les personnes qui utiliseront l’IA ne connaissent pas bien les outils et les cas d’utilisation, M. Daderko affirme que les entreprises risquent d’être déçues par le rendement du capital investi. Une bonne gestion du changement peut aider à atténuer les préoccupations des employés et à favoriser l’adoption. 

Pour aborder les trois piliers, il faut mettre l’accent sur la gouvernance de l’IA. M. Daderko explique que les entreprises doivent établir des directives sur la façon dont l’IA peut être utilisée, sans que celles-ci soient trop restrictives. Sinon, elles risquent de freiner l’exploration de l’IA par leurs employés. Les entreprises passeront alors à côté de cas d’utilisation inattendus et de nouveaux champions de l’IA au sein de leur organisation, ainsi que de nouvelles occasions d’obtenir un bon rendement du capital investi. 

M. Daderko est également persuadé que les décisions prises en matière de technologie sont fondamentales pour garantir le succès de l’IA. Bien que les entreprises puissent essayer de gérer elles-mêmes de nombreuses solutions ponctuelles différentes, il conseille de choisir un fournisseur de technologies fiable, capable de gérer toutes les intégrations entre les outils d’IA et les plateformes de collaboration.  

« Les grandes entreprises travailleront main dans la main avec leurs partenaires technologiques pour concevoir une expérience d’IA adaptée à leurs besoins. Les entreprises doivent participer à la prise de décisions concernant la conception de l’IA. » 

Un partenaire de confiance pour votre évolution à long terme 

M. Daderko pense que des entreprises comme Microsoft et Bell peuvent être les partenaires fiables dont les entreprises ont besoin pour adopter l’IA dans le cadre de la collaboration en équipe, selon une logique d’« autoéquipement ». En d’autres termes, Bell et Microsoft ne se contentent pas de vendre des solutions d’IA, elles utilisent également ces mêmes solutions dans le cadre de leurs propres activités.  

« Il faut utiliser la technologie pour détecter les pièges et déterminer les meilleurs cas d’utilisation, dit-il. C’est ce qui nous permet de communiquer et de partager ces enseignements avec d’autres entreprises. »  

Grâce à ces renseignements, le bon partenaire peut aider les entreprises à mieux comprendre les cas d’utilisation qui s’offrent à elles aujourd’hui et dans le cadre d’une feuille de route à long terme, en fonction de la façon dont elles veulent améliorer leurs communications et leur collaboration à l’avenir. 

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